Documentatie voor tweedehands en geïmporteerde machines

Wanneer een organisatie een tweedehands of geïmporteerde machine aanschaft, gaat de aandacht vaak uit naar de technische staat, de prijs en de inzetbaarheid. Minstens zo belangrijk is echter de documentatie die bij de machine hoort. Ontbrekende of onvolledige documenten kunnen leiden tot veiligheidsrisico’s, aansprakelijkheid en problemen bij inspecties.

Bij gebruikte en geïmporteerde machines komt het met regelmaat voor dat essentiële technische documentatie, conformiteitsverklaringen of gebruikershandleidingen ontbreken. Daardoor is niet altijd vast te stellen of een machine daadwerkelijk voldoet aan de geldende veiligheidsvoorschriften.

Waarom documentatie voor tweedehands machines zo belangrijk is

Een gebruikte machine kan jarenlang probleemloos functioneren, maar dat betekent niet automatisch dat deze voldoet aan de huidige wettelijke eisen. In de loop der jaren kunnen aanpassingen zijn uitgevoerd, beveiligingen zijn verwijderd of onderdelen zijn vervangen zonder dat dit correct is vastgelegd.

Goede documentatie maakt het mogelijk om:

• de herkomst van de machine te achterhalen;
• te beoordelen of de machine CE-conform is;
• onderhoud en wijzigingen te controleren;
• risico’s voor medewerkers te beperken;
• aan te tonen dat de werkgever zorgvuldig handelt.

Veiligheid begint met inzicht in de risico’s en een objectieve beoordeling van machines en arbeidsmiddelen. Daarbij spelen documentatie en risicobeoordelingen een centrale rol.

Welke documenten moeten aanwezig zijn?

Bij tweedehands en geïmporteerde machines is het verstandig om minimaal te beschikken over:

• de EG- of EU-conformiteitsverklaring;
• de gebruikershandleiding in de juiste taal;
• technische documentatie;
• onderhouds- en inspectiegegevens;
• schema’s van elektrische en pneumatische installaties;
• documentatie van uitgevoerde modificaties;
• informatie over toegepaste beveiligingen.

Ontbreekt een deel van deze informatie, dan kan een aanvullende beoordeling noodzakelijk zijn voordat de machine veilig in gebruik wordt genomen.

Extra aandacht voor geïmporteerde machines

Machines die buiten de Europese Economische Ruimte zijn geproduceerd, vragen extra aandacht. De aanwezigheid van een CE-markering alleen is geen garantie dat de machine daadwerkelijk voldoet aan de Europese regelgeving.

Inrato ondersteunt bedrijven onder andere bij CE-markering van nieuwe én geïmporteerde machines en adviseert over de benodigde veiligheidsdocumentatie.

De rol van de nieuwe Machineverordening bij gebruikte en geïmporteerde machines

Met de invoering van de Europese Machineverordening worden de verantwoordelijkheden rondom machineveiligheid verder aangescherpt. Er komen duidelijkere eisen voor fabrikanten, importeurs, distributeurs en gebruikers, terwijl ook documentatie en traceerbaarheid een belangrijkere rol krijgen. Daarnaast worden de eisen aan conformiteitsverklaringen en CE-markeringen uitgebreid.

Voor organisaties die tweedehands machines kopen of machines uit het buitenland importeren, betekent dit dat een goede controle van de beschikbare documentatie nog belangrijker wordt.

Risico’s van ontbrekende documentatie

Wanneer essentiële documenten ontbreken bij gebruikte of geïmporteerde machines, kunnen verschillende problemen ontstaan:

• onzekerheid over de wettelijke conformiteit;
• verhoogde aansprakelijkheid bij een ongeval;
• moeilijkheden tijdens controles door toezichthouders;
• hogere kosten voor herstelmaatregelen;
• vertraging bij ingebruikname van de machine.

Door vooraf de documentatie compleet te maken, kunnen veel van deze risico’s worden voorkomen.

Risicobeoordeling als aanvulling op de documentatie

Zelfs wanneer documentatie aanwezig is, blijft een actuele risicobeoordeling belangrijk. Machines kunnen immers zijn aangepast of anders worden gebruikt dan oorspronkelijk bedoeld.

Een praktische RI&E voor machines begint met een inventarisatie van alle aanwezige machines en een deskundige beoordeling van gebruik, onderhoud en mogelijke gevaren. Deze bevindingen vormen de basis voor passende beheersmaatregelen en een plan van aanpak.

Is er voor een tweedehands machine een nieuwe CE-beoordeling nodig?

In sommige situaties is een bestaande conformiteitsverklaring niet langer voldoende. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer:

• de machine ingrijpend is gemodificeerd;
• beveiligingen zijn aangepast;
• besturingssystemen zijn vervangen;
• meerdere machines zijn samengebouwd tot één productielijn.

In dergelijke gevallen kan opnieuw moeten worden beoordeeld of de machine aan de geldende regelgeving voldoet.

Praktische tips bij aanschaf van een gebruikte machine

Controleer vóór aankoop altijd:

• of een conformiteitsverklaring aanwezig is;
• of de gebruikershandleiding beschikbaar is;
• of onderhoud en wijzigingen zijn gedocumenteerd;
• of beveiligingen nog volledig functioneren;
• of een actuele risicobeoordeling wenselijk is.

Door deze punten vooraf te controleren, voorkomt u onverwachte kosten achteraf.

Documentatie bij tweedehands en geïmporteerde machines: een investering in veiligheid

Het verzamelen en controleren van de juiste documentatie kost tijd, maar levert veel op. Een complete administratie draagt bij aan een veilige werkomgeving, beperkt juridische risico’s en voorkomt problemen bij inspecties of toekomstige aanpassingen aan de machine.

Door vooraf kritisch te kijken naar de beschikbare documenten en waar nodig een deskundige beoordeling uit te laten voeren, kan een tweedehands of geïmporteerde machine veilig en verantwoord worden ingezet.

De meerwaarde van deskundige begeleiding

Inrato ondersteunt organisaties onder meer bij inventarisaties, actuele technische documentatie en conformiteitsverklaringen, zodat bedrijven voorbereid zijn op de nieuw geldende regelgeving en de kans op aansprakelijkheid en boetes verkleinen.

Daarnaast kun je Inrato inschakelen voor de deskundigheid rondom CE-markering, RI&E-trajecten en de veiligheid van geïmporteerde machines als onderdeel van een bredere aanpak rondom machineveiligheid.

Maak een afspraak met Inrato

Veelgestelde vragen