Wie pas vlak voor de overgang begint met het controleren van technische dossiers, loopt het risico dat informatie ontbreekt, risicobeoordelingen verouderd zijn of verantwoordelijkheden niet goed zijn vastgelegd. Door nu te starten, ontstaat voldoende tijd om machines te inventariseren, documenten te actualiseren en eventuele tekortkomingen op te lossen. Begin daarom vandaag nog met dit 10-stappenplan om jouw bedrijf gedegen voor te bereiden op de nieuwe Europese Machineverordening.
Schakel je liever gelijk de hulp in van Inrato? Maak dan een vrijblijvende afspraak via het contactformulier.
Wat is de nieuwe Europese Machineverordening?
De Europese Machineverordening (EU 2023/1230) vervangt de huidige Machinerichtlijn 2006/42/EG. Hierdoor veranderen niet alleen bepaalde veiligheidseisen, maar worden ook verantwoordelijkheden duidelijker vastgelegd. Fabrikanten, importeurs, distributeurs en gebruikers moeten kunnen aantonen dat machines veilig zijn en dat de bijbehorende documentatie volledig en actueel is.
Wat verandert er door de nieuwe Machineverordening?
De nieuwe Machineverordening scherpt de eisen rondom machineveiligheid op verschillende punten aan. Het toepassingsgebied wordt uitgebreid en er komt meer aandacht voor nieuwe technologieën, waaronder kunstmatige intelligentie en cyberveiligheid.
Daarnaast worden de verplichtingen rondom documentatie en traceerbaarheid uitgebreider. Dat betekent dat bedrijven duidelijker moeten kunnen aantonen waar een machine vandaan komt, wie verantwoordelijk is voor de conformiteit en welke beoordelingen zijn uitgevoerd.
Ook de veiligheidsbeoordeling over de volledige levenscyclus van een machine krijgt meer nadruk. Niet alleen het ontwerp en de ingebruikname zijn belangrijk. Onderhoud, wijzigingen en eventuele modernisering van de machine moeten eveneens worden meegenomen.
Voor bepaalde machines kan bovendien een beoordeling door een onafhankelijke derde partij, een zogenoemde Notified Body, verplicht worden. Dit kan gevolgen hebben voor het certificeringstraject en de voorbereiding van het technische dossier.
Technische documentatie wordt bij de nieuwe Machineverordening nóg belangrijker
Technische documentatie vormt de onderbouwing van de veiligheid en conformiteit van een machine. Het dossier moet inzicht geven in het ontwerp, de toegepaste veiligheidsmaatregelen, de vastgestelde risico’s en de manier waarop deze risico’s zijn teruggebracht.
Wanneer deze informatie ontbreekt of niet meer overeenkomt met de huidige staat van de machine, kan niet goed worden aangetoond dat de machine aan de geldende eisen voldoet. Dat vergroot de kans op problemen bij controles, incidenten, aanpassingen of aansprakelijkheidskwesties.
Een technisch dossier is daarom geen document dat na de ingebruikname in een archief verdwijnt. Het moet aansluiten op de machine zoals die daadwerkelijk wordt gebruikt. Wanneer een machine in de loop van de tijd is aangepast, moet worden beoordeeld of de documentatie, risicobeoordeling en conformiteitsverklaring nog correct zijn.
Bereid je in 10 stappen voor op de Nieuwe Machineverordening
Stappenplan
- Stap 1: Begin met een volledige inventarisatie van je machines
Een goede voorbereiding op de nieuwe Machineverordening begint met overzicht. Breng daarom eerst alle machines en installaties binnen de organisatie in kaart.
Leg per machine vast wie de fabrikant of leverancier is, wanneer de machine in gebruik is genomen en welke documentatie beschikbaar is. Controleer ook of de machine na ingebruikname is gewijzigd. Denk daarbij aan een aangepaste besturing, nieuwe beveiliging, andere software, een uitbreiding van de productielijn of een verandering in het beoogde gebruik.
Juist deze wijzigingen zijn belangrijk. Een machine kan technisch nog goed functioneren, terwijl de oorspronkelijke documentatie niet langer overeenkomt met de werkelijke situatie.
Door de inventarisatie te koppelen aan een praktische prioritering, wordt duidelijk welke dossiers als eerste aandacht nodig hebben. Machines met ontbrekende documentatie, ingrijpende wijzigingen of verhoogde risico’s verdienen daarbij meestal voorrang.
Weet jij precies waar jouw gebruikte machines vandaan komen?
- Stap 2. Controleer of het technisch dossier compleet is
Na de inventarisatie volgt de inhoudelijke controle van de technische dossiers. Daarbij gaat het niet alleen om de aanwezigheid van documenten, maar ook om de kwaliteit en actualiteit ervan.
Een technisch dossier moet voldoende informatie bevatten om te kunnen beoordelen hoe de machine is ontworpen en welke veiligheidsmaatregelen zijn toegepast. Denk aan tekeningen, schema’s, berekeningen, gebruikte normen, productinformatie van veiligheidscomponenten en de resultaten van uitgevoerde beoordelingen.
Controleer daarnaast of de informatie logisch op elkaar aansluit. De veiligheidsmaatregelen in de risicobeoordeling moeten bijvoorbeeld terugkomen in het ontwerp, de elektrische schema’s en de gebruikersinformatie.
Wanneer een afscherming, veiligheidsschakelaar of noodstopvoorziening in de praktijk aanwezig is, maar niet in de documentatie wordt beschreven, ontstaat een verschil tussen papier en werkelijkheid. Hetzelfde geldt wanneer een veiligheidsfunctie in het technisch dossier staat, terwijl deze functie later is gewijzigd of buiten werking is gesteld.
- Stap 3: Actualiseer de risicobeoordeling voor machines
De risicobeoordeling is een van de belangrijkste onderdelen van de technische documentatie. Hierin worden gevaren geïdentificeerd en worden risico’s beoordeeld over de verschillende fasen van het gebruik van de machine.
Daarbij moet niet alleen worden gekeken naar normale productie. Ook het instellen, reinigen, verhelpen van storingen, onderhouden en ombouwen van de machine kan risico’s veroorzaken.
Een praktische risicobeoordeling begint daarom op de werkvloer. Medewerkers die dagelijks met een machine werken, zien vaak risico’s die in oude documentatie niet zijn opgenomen. Zij weten waar storingen ontstaan, welke beveiligingen als onpraktisch worden ervaren en bij welke werkzaamheden mensen dicht bij bewegende delen komen.
Neem ook slijtage, veroudering van beveiligingssystemen, gebrekkig onderhoud, ergonomische belasting en onvoldoende instructie mee. Dit zijn risico’s die in de praktijk regelmatig worden onderschat.
De uitkomsten moeten worden vertaald naar concrete maatregelen. Leg daarbij vast wat moet worden aangepast, wie daarvoor verantwoordelijk is en binnen welke termijn de maatregel wordt uitgevoerd.
- Stap 5: Houd rekening met software, AI en cyberveiligheid
De nieuwe Machineverordening besteedt nadrukkelijk aandacht aan nieuwe technologieën. Daardoor wordt de technische documentatie van moderne machines breder dan alleen mechanische en elektrische veiligheid.
Machines worden steeds vaker bestuurd door software en zijn verbonden met andere systemen of netwerken. Een wijziging in software kan invloed hebben op een veiligheidsfunctie. Ook ongewenste toegang tot een besturingssysteem kan gevolgen hebben voor de veilige werking van de machine.
Breng daarom in kaart welke software onderdeel is van de machine, welke versies worden gebruikt en wie bevoegd is om wijzigingen uit te voeren. Leg vast hoe updates worden beheerd en op welke manier wordt voorkomen dat ongeautoriseerde aanpassingen de veiligheid beïnvloeden.
Wanneer kunstmatige intelligentie of zelflerende functies worden toegepast, moet duidelijk zijn hoe deze technologie het gedrag van de machine beïnvloedt en hoe risico’s worden beheerst.
- Stap 6: Beoordeel aanpassingen aan bestaande machines
Veel technische dossiers raken verouderd doordat machines tijdens hun gebruik worden aangepast. Een extra sensor, nieuwe producttoevoer of gewijzigde beveiliging lijkt soms een beperkte wijziging, maar kan invloed hebben op de veiligheid en conformiteit van de volledige machine.
Beoordeel daarom bij iedere wijziging wat het effect is op de bestaande risicobeoordeling. Controleer of nieuwe gevaren ontstaan, of bestaande veiligheidsfuncties nog voldoende zijn en of tekeningen, schema’s en instructies moeten worden aangepast.
Bij omvangrijke wijzigingen kan opnieuw moeten worden beoordeeld wie als fabrikant verantwoordelijk is en of een nieuw conformiteitstraject nodig is. Wacht daarom niet tot na de ombouw met het verzamelen van documentatie. Neem de beoordeling al mee in de voorbereiding van het wijzigingsproject.
- Stap 7: Controleer de conformiteitsverklaring en CE-markering
De conformiteitsverklaring is de formele verklaring waarmee wordt aangegeven dat een machine aan de toepasselijke eisen voldoet. Onder de nieuwe Machineverordening worden de eisen rondom conformiteit, verantwoordelijkheden en traceerbaarheid duidelijker.
Controleer of de verklaring bij de juiste machine hoort en of identificatiegegevens, fabrikantgegevens en toegepaste regelgeving correct zijn. Beoordeel ook of de verklaring nog aansluit bij de huidige uitvoering van de machine.
De aanwezigheid van een CE-markering alleen is niet voldoende. De markering moet worden ondersteund door een correct uitgevoerd conformiteitsproces en een volledig technisch dossier.
Wanneer machines van buiten de Europese Economische Ruimte worden geïmporteerd, is extra aandacht nodig voor de verdeling van verantwoordelijkheden. Het moet duidelijk zijn wie zorgt dat de machine aan de Europese eisen voldoet en wie de vereiste documentatie beschikbaar houdt.
- Stap 8: Zorg dat gebruikersinformatie aansluit op de praktijk
Gebruikersinformatie en werkinstructies moeten duidelijk maken hoe een machine veilig wordt bediend, ingesteld, gereinigd en onderhouden.
Controleer of instructies begrijpelijk zijn voor de medewerkers die ermee moeten werken. De documentatie moet niet alleen technisch correct zijn, maar ook praktisch bruikbaar. Waarschuwingen en procedures moeten overeenkomen met de werkelijke werkzaamheden.
Besteed extra aandacht aan werkzaamheden buiten de normale productie. Juist tijdens onderhoud, storingen en reiniging worden beveiligingen soms geopend of tijdelijk overbrugd. Wanneer deze situaties niet goed zijn beschreven, neemt de kans op onveilig handelen toe.
Bespreek de instructies met operators en technische medewerkers. Hun ervaringen helpen om te bepalen of de beschreven werkwijze realistisch is.
- Stap 9: Leg verantwoordelijkheden en documentbeheer vast
De voorbereiding op de nieuwe Machineverordening is niet alleen een technisch project. Ook het beheer van informatie moet goed worden georganiseerd.
Leg vast wie verantwoordelijk is voor het technisch dossier, wie wijzigingen beoordeelt en wie documenten mag aanpassen. Zorg daarnaast voor versiebeheer, zodat zichtbaar blijft welke documenten actueel zijn en welke wijzigingen zijn doorgevoerd.
Bewaar technische documentatie op een centrale en toegankelijke plaats. Voorkom dat essentiële informatie alleen in de mailbox van een medewerker, bij een leverancier of in een map op een lokale computer staat.
Een vaste procedure voor documentbeheer voorkomt dat dossiers opnieuw verouderen nadat ze eenmaal zijn bijgewerkt.
- Stap 10: Koppel technische documentatie aan de RI&E
Het technisch dossier van een machine en de RI&E voor arbeidsmiddelen hebben ieder een eigen functie, maar moeten wel op elkaar aansluiten.
De technische documentatie onderbouwt de veiligheid en conformiteit van de machine. De RI&E richt zich op de risico’s tijdens het daadwerkelijke gebruik binnen de organisatie. Daarbij spelen ook de werkomgeving, medewerkers, onderhoudssituatie en interne procedures een rol.
Een machine kan oorspronkelijk correct zijn geleverd, terwijl het gebruik binnen de organisatie nieuwe risico’s veroorzaakt. Denk aan een gewijzigde opstelling, onvoldoende werkruimte, ontbrekend onderhoud of medewerkers die niet goed zijn geïnstrueerd.
Door de technische documentatie en de RI&E gezamenlijk te beoordelen, ontstaat een vollediger beeld van de machineveiligheid.
Voorbereiden op de nieuwe Machineverordening: pas op de valkuil!
De grootste valkuil is dat de voorbereiding op de nieuwe Machineverordening wordt beperkt tot het verzamelen van documenten.
Documentatie is pas waardevol wanneer deze overeenkomt met de werkelijkheid. Controleer daarom altijd de machine op locatie. Vergelijk tekeningen, beveiligingen, instellingen en instructies met de actuele situatie.
Kijk ook naar de manier waarop medewerkers met de machine omgaan. Een beveiliging kan technisch correct zijn, maar toch regelmatig worden omzeild omdat een werkproces niet praktisch is ingericht. In dat geval is niet alleen een administratieve aanpassing nodig, maar een structurele oplossing.
Een goede voorbereiding combineert daarom documentcontrole, technische beoordeling en observatie van het dagelijkse gebruik.
Inrato’s specialistische kijk op technische documentatie
Een goed technisch dossier begint niet bij het afvinken van documenten, maar bij het begrijpen van de machine en het werkproces.
Technische documentatie moet aantonen dat risico’s systematisch zijn beoordeeld en dat veiligheidsmaatregelen bewust zijn gekozen. Daarbij hoort ook dat wijzigingen gedurende de levensduur van de machine worden vastgelegd.
Een dossier dat ooit compleet was, kan na meerdere aanpassingen alsnog tekortschieten. Door periodiek te controleren of de documentatie nog aansluit op de praktijk, wordt voorkomen dat onveilige situaties of onduidelijkheden pas tijdens een incident of inspectie aan het licht komen.
Inrato heeft zich gespecialiseerd in dit proces. Wil je dat een onafhankelijke specialist op het gebied van documentatie en de nieuwe Europese Machineverordening jouw bedrijf hierin ondersteund? Neem dan contact op met Inrato om kennis te maken.
Maak een afspraak met Inrato
Het stappenplan nog eens samengevat
Start met een inventarisatie van alle machines en beschikbare documenten. Bepaal vervolgens welke machines binnen het toepassingsgebied vallen en welke dossiers mogelijk onvolledig of verouderd zijn.
Controleer daarna per machine de risicobeoordeling, tekeningen, schema’s, veiligheidsfuncties, gebruikersinformatie, conformiteitsverklaring en CE-markering. Neem wijzigingen aan hardware en software expliciet mee.
Vertaal geconstateerde tekortkomingen naar een Plan van Aanpak. Geef prioriteit aan risico’s die direct gevolgen kunnen hebben voor medewerkers en productie. Leg verantwoordelijkheden en termijnen vast en controleer na uitvoering of de maatregel het risico daadwerkelijk voldoende heeft verminderd.
Door deze aanpak ontstaat niet alleen een beter technisch dossier. Ook de kans op machine-uitval, ongevallen, aansprakelijkheid en onverwachte aanpassingskosten wordt kleiner.
Bereid je organisatie tijdig voor op de nieuwe Machineverordening
De overgang naar de nieuwe Machineverordening is een logisch moment om technische documentatie structureel te verbeteren.
Wij ondersteunen bij het inventariseren van machines, het beoordelen van risico’s en het actualiseren van technische documentatie en conformiteitsverklaringen. Daarbij kijken we niet alleen naar de documenten, maar ook naar de machine, de toepassing en het dagelijkse gebruik.
Zo ontstaat een praktisch en aantoonbaar veiligheidsniveau dat aansluit op de organisatie. Dat helpt om risico’s te verminderen, arbeidsveiligheid te verbeteren en problemen met aansprakelijkheid of handhaving te voorkomen.
Veelgestelde vragen over technische documentatie en de nieuwe Machineverordening
De nieuwe Machineverordening is de Europese Verordening (EU) 2023/1230. Deze vervangt de huidige Machinerichtlijn 2006/42/EG en bevat aangescherpte eisen voor machineveiligheid, documentatie, traceerbaarheid en nieuwe technologieën.
Het is verstandig om zo vroeg mogelijk te beginnen. Vooral bij een groot machinepark, ontbrekende dossiers of veel aangepaste machines kan het actualiseren van documentatie veel tijd kosten.
Dit kan onder andere bestaan uit tekeningen, elektrische schema’s, berekeningen, risicobeoordelingen, informatie over veiligheidscomponenten, toegepaste normen, gebruikersinformatie en de conformiteitsverklaring.
Niet altijd. Wel moet worden gecontroleerd of de documentatie volledig is en nog overeenkomt met de actuele machine. Verouderde of ontbrekende onderdelen moeten worden bijgewerkt.
Wanneer een machine is aangepast, moet worden beoordeeld welke invloed de wijziging heeft op de veiligheid, risicobeoordeling en conformiteit. Bij ingrijpende wijzigingen kan een uitgebreider conformiteitstraject nodig zijn.
Cyberveiligheid is belangrijk wanneer digitale toegang, software of netwerkverbindingen invloed kunnen hebben op de veilige werking van een machine. Deze risico’s moeten worden meegenomen in de beoordeling en documentatie.
Nee. De CE-markering moet worden ondersteund door een correcte conformiteitsbeoordeling, een volledig technisch dossier en een passende risicobeoordeling.
De technische risicobeoordeling richt zich op de gevaren en veiligheidsmaatregelen van de machine. De RI&E beoordeelt de risico’s tijdens het gebruik van de machine binnen de specifieke werkomgeving.
Ja. Operators en onderhoudsmedewerkers hebben praktische kennis over storingen, onderhoud, reiniging en dagelijks gebruik. Hun input helpt om risico’s te herkennen die in bestaande documenten kunnen ontbreken.
.
Een specialist in machineveiligheid en CE-markering kan machines inventariseren, technische dossiers beoordelen, risicobeoordelingen uitvoeren en helpen bij het actualiseren van conformiteitsdocumentatie.
Inrato is zo’n specialist. Neem vrijblijvend contact op via het contactformulier.
.
